Gulbergen24 - Inschrijven reglement

Algemene informatie en reglement.

De organisatie hecht grote waarde aan veiligheid, sportiviteit en een aangenaam verblijf. Om dit mogelijk te maken wordt medewerking van alle deelnemers en bezoekers verwacht en wordt geattendeerd op de onderstaande informatie.

Artikel 1

De mountainbikemarathon Gulbergen24 kent een 24-uurs en een 6-uurs race voor individuele deelnemers en teams. Het evenement zal plaatsvinden op het grondgebied van de gemeente Nuenen, Eindhoven en Geldrop/Mierlo (NL) en de organisatie is in handen van de Stichting Mountainbike Promotie Nuenen (SMPN).

Het centrale punt van de marathon bevindt zich op het terrein van Landgoed Gulbergen. Deze plaats is gekozen om verschillende redenen:

het is een recreatiegebied met voldoende ruimte voor het evenement. alle omstandigheden zijn aanwezig om een uitdagend parcours uit te stippelen van ±8 km met single tracks, brede paden, 2 x een nieuwe oversteek van het Eindhovens Kanaal en niet te vergeten het “Dak van Brabant” met 60 meter boven NAP het hoogste punt van onze provincie.
De nodige infrastructuur is aanwezig, zoals douches, toiletten, catering voor maaltijden, verblijfsterrein, massage-gelegenheid, parkeerplaatsen en weiden die plaats bieden aan de aflossingszone, het secretariaat, horeca en EHBO
Het gebied is eenvoudig bereikbaar.

Gulbergen24 kent een 6-uurs en een 24-uurs marathon.

De deelnemers aan de 6-uurs en de 24-uurs marathon vertrekken op hetzelfde tijdstip, namelijk op zaterdag om 13.00 uur.
Alle deelnemers volgen het zelfde parcours.
Aan de startlijn wordt door de organisatie een volgorde ingesteld.
Voor de Gulbergen24- en 6-uurs marathon is een limiet gesteld aan het aantal deelnemers.

De limiet is gesteld op:

55 teams en 50 rijders individueel voor de 6-uurs
105 teams en 35 rijders individueel voor de 24-uurs

De organisatie behoudt zich het recht voor om :

het aantal deelnemers te verlagen of te verhogen indien de omstandigheden dit vereisen of toestaan.
de route, start- en/of finishtijden en/of –plaats te wijzigen.
de 24- en /of 6-uurs marathon geheel of gedeeltelijk af te gelasten op grond van weersomstandigheden of andere calamiteiten, welke naar het oordeel van de organisatie het afgelasten wenselijk of noodzakelijk maken. Overleg met overheidsinstanties zal daar onderdeel van uit maken. De organisatie kan niet verantwoordelijk worden gesteld voor door deelnemers/teams gemaakte kosten of andere gevolgen voor de deelnemers wanneer het evenement door het bovenstaande wordt afgelast.

Artikel 2

Inschrijvingen
Deelnemers kunnen zich vanaf 1 maart van elk jaar tot nader order online inschrijven via de site: www.gulbergen24.nl
De inschrijving wordt pas definitief na ontvangst van de volledige betaling!
Inschrijfgeld en evt. aanvullende kosten kunt u via IDEAL overmaken.

Inschrijfgeld( zie ook artikel 29)
Restitutie inschrijfgeld : bij afgelasting gedurende het evenement zal geen restitutie van inschrijfgelden plaats vinden. De organisatie zal bij afgelasting van het evenement door een te laag aantal deelnemers of om welke andere reden dan ook die de financiële haalbaarheid van het evenement onmogelijk maakt, het inschrijfgeld na aftrek van vaste kosten zoveel mogelijk restitueren aan de deelnemers.

Artikel 3

Teams en aantal deelnemers
De verschillende categorieën zijn hierna weergegeven:

Categorieën	Gulbergen24	Gulbergen 6 uurs
Individueel	1 persoon
Individueel Sport		1 persoon
Individueel Fun		1 persoon
Sport teams
Heren	Max 6 personen	Max 3 personen
Dames	Max 6 personen	Max 3 personen
Gemengd	Max 6 personen	Max 3 personen
Fun teams
Heren	Max 12 personen	Max 5 personen
Dames	Max 12 personen	Max 5 personen
Gemengd	Max 12 personen	Max 5 personen
Bedrijven teams	Max 12 personen	Max 5 personen
Maximaal aantal	105 teams	50 teams
	35 individueel	55 individueel

Artikel 4

Ouderlijke toestemming
De minimum leeftijd van de deelnemers is vastgesteld op:
16 jaar voor de Gulbergen 24-uurs
12 jaar voor de Gulbergen 6-uurs marathon

Minderjarigen (onder 18 jaar) moeten vergezeld zijn van minstens 1 meerderjarige en moeten een door hun ouders of andere wettelijke vertegenwoordiger getekende ouderlijke toestemming kunnen voorleggen. Het formulier wordt u door de organisatie per mail toegestuurd. Bedoelde meerderjarige in de ploeg moet zich met naam en toenaam als zodanig melden bij de organisatie, deze wordt aangemerkt als de enige en vaste begeleider: deze is verantwoordelijk voor de minderjarige. De schriftelijke ouderlijke toestemming moet voor de start bij het secretariaat zijn ingediend.

De teamleider dient bij het online inschrijven akkoord te geven dat de minderjarige deelnemer(s) toestemming hebben van ouders/verzorgers en blijft in alle gevallen verantwoordelijk voor deze deelnemers! De organisatie kan in geen enkele vorm van welke aard dan ook verantwoordelijk worden gesteld!

Artikel 5

Verklaring van goede gezondheid
De deelnemers verklaren in goede gezondheid te verkeren en een goede fysieke conditie te hebben.De teamleider geeft bij de online inschrijving aan dat alle deelnemers in zijn/haar team in goede gezondheid verkeren. De organisatie kan op geen enkele wijze aansprakelijk worden gesteld voor gezondheidsproblemen tijdens de marathon.

Artikel 6

Deelnemersverblijfsterrein
Er is een zone beschikbaar voor de 24-uurs deelnemers die een eigen tent meebrengen. Deelnemers die met de caravan/camper komen en 6-uurs deelnemers die een teamtent willen plaatsen, nemen vooraf contact op met de organisatie. Elk 24-uurs team krijgt een gereserveerde plaats (5x7 meter) om een eigen teamtent op te zetten. Alle deelnemende 24-uurs teams zijn verplicht de teamtent op te zetten op vrijdag tussen 16.00 en 21.30 uur, of op zaterdag tussen 8.00 en 11.00 uur. Er zijn plekken mét stroom binnen het parcours en plekken zonder stroom buiten het parcours.
Deelnemers die verwarmings-, kook- of andere toestellen meebrengen, welke op gas of andere licht ontvlambare stoffen werken, moeten in het bezit zijn van een goedgekeurd brandblus-apparaat. Het materiaal kan worden gecontroleerden de organisatie behoudt zich het recht voor om het gebruik te verbieden wanneer er mogelijk gevaar kan optreden. Het brandblusapparaat moet voorgelegd worden op het secretariaat op het ogenblik van de inschrijving. De omgeving van de tenten moet schoon zijn op het einde van de Gulbergen24-uurs marathon. Elke beschadiging van het materiaal zal aan het verantwoordelijke team gefactureerd worden.

Artikel 7

Transponder / waarborg
Tot nader order krijgt elk team of individuele deelnemer één transponder /chip voor de registratie van de gereden rondes. Elke individuele deelnemer of team machtigt de organisatie bij de inschrijving om € 90,- van zijn/haar rekening af te laten schrijven indien de transponder/chip na afloop niet bij het secretariaat wordt ingeleverd. Afhankelijk van welke tijdwaarneming wij gebruik gaan maken kan dit nog veranderen.

Artikel 8

Fietsen
De mountainbikes die voor de 24- en 6-uurs marathon gebruikt worden moeten in perfecte staat verkeren. Alleen mountainbikes worden toegestaan, dus geen cycle-crossfietsen en e-bikes of anderszins aangedreven fietsen. Of een fiets wordt toegestaan is uitsluitend te beoordelen door de organisatoren. Elke deelnemer mag met zijn eigen mountainbike deelnemen. De organisatoren hebben het recht om op elk moment van de marathon de fietsen te controleren. Indien een mogelijk gevaar wordt opgemerkt aan een fiets, dan zal datgemeld worden aan de ploeg die onmiddellijk het gevaar moet verhelpen, op straffe van uitsluiting. Op het terrein is technische bijstand aanwezig.

Artikel 9

Verlichting
Vanaf zonsondergang(of op bevel van de organisatoren) zal verlichting op de mountainbike verplicht worden. Wij vragen een degelijke verlichting op het fietsstuur en achterop een rood licht. Wanneer de lichten niet functioneren, kunnen de organisatoren beslissen om de rondes niet verder in aanmerking te nemen. Op een groot deel van het parcours ontbreekt elke vorm van verlichting. Daarom raden we sterk aan om ook de helm te voorzien van een lamp. Bepaalde moeilijke zones van het circuit zullen door de organisatie verlicht worden.

Artikel 10

Helm
Het dragen van een helm is verplicht tijdens de hele duur van de Gulbergen24 en 6 uurs marathon. Na een eerste waarschuwing zullen de rondes die men doet zonder helm niet meegeteld worden. Bij herhaling kunnen de organisatoren beslissen om de deelnemer uit te sluiten.

Artikel 11

Stuurborden en polsband
Ieder team ontvangt voldoende borden ( en tie-wraps ) met het nummer van de ploeg. Ze worden uitgereikt op het secretariaat en moeten de hele marathon door zichtbaar blijven. Het nummer moet op het stuur van de fiets worden bevestigd zodanig dat het frontaal goed zichtbaar is en blijft: dat geldt ook voor de polsband welke aan de linkerpols moet worden gedragen. Gebruik van eigen gemaakte nummerborden is ten strengste verboden en de organisatie zal dan ook sancties treffen indien een ploeg zich niet aan deze regels houdt!

Artikel 12

Registratie van de rondes (onder voorbehoud ivm eventuele nieuwe tijdwaarneming)
Het registreren van de rondes van de 24- en 6-uurs marathon gebeurt op verschillende plaatsen langs het circuit en bij de start/finish. Daartoe wordt een elektronisch systeem gehanteerd met een chip: wanneer de fietser het controletapijt passeert, worden de gegevens van de chip geregistreerd op een computer die de resultaten toont. Voor de registratie van de rondes is het dus zeer belangrijk dat de deelnemer de chip overneemt bij een aflossing. Er is slechts één chip per ploeg welke geplaatst dient te worden in een bidon (bidon in bidonhouder). Wanneer dat niet het geval is, is de organisatie niet verantwoordelijk voor het niet meetellen van de rondes.
Let op : solo-rijders kunnen de chip eventueel monteren aan de snelsluiting van het voorwiel
Let op : de chip en de registratie werkt niet als deze in de achterzak zit
Tijdens de marathon wordt regelmatig de score getoond op een beeldscherm bij start/finish.

Artikel 13

Aflossing in de wisselstraat
De aflossing van de deelnemers aan de Gulbergen24 en 6 uurs marathon moet gebeuren op de plaats die de organisatie aangeeft : deze wordt bekend gemaakt tijdens de briefing. Aflossingen buiten deze zone zijn strikt verboden, er volgt direct diskwalificatie. De frequentie van de aflossingen wordt bepaald door de deelnemers zelf.

Artikel 14

Pech tijdens ronde
De deelnemer die in moeilijkheden komt langs het parcours, keert terug naar het vertrekpunt zonder de andere deelnemers op het circuit in gevaar te brengen.

Artikel 15

Respecteer het Parcours
De deelnemers aan de Gulbergen24 en 6 uurs marathon verbinden zich ertoe het uitgestippelde parcours te respecteren. Gebeurt dat niet, dan kan de annulering volgen van de betreffende ronde. Bij herhaling zal de betreffende solo-rijder of het hele team buiten de marathon worden gezet zonder mogelijk verhaal. De organisatie zal continu aanwezig zijn en controleren op het parcours.

Artikel 16

Fair Play
Het hele evenement staat in het teken van gezelligheid en sportiviteit vooriedereen. Daarom verwachten de organisatoren van iedereen een fair gedrag. Op elk gedrag dat door de organisatie als gevaarlijk en unfair wordt bestempeld, volgt na een waarschuwing een sanctie. Onderling respect tussen deelnemers, organisatoren en toeschouwers is van belang voor een goed verloop van het evenement.

Artikel 17

Sancties/Diskwalificeren
Enkel de organisatieis gerechtigd om een team/individueel te sanctioneren/diskwalificeren.

Artikel 18

Controle
A) Tijdens het evenement wordt er door de organisatie gecontroleerd op het niet volledig rijden cq afsnijden van het parcours, diegene die door de organisatie op dit feit wordt betrapt zal direct worden gediskwalificeerd! (Mocht de rijder in teamverband rijden dan zal het hele team worden gediskwalificeerd)
B) Het is niet-ingeschreven personen strikt verboden om deel te nemen aan de marathon. Elke deelnemer ontvangt een polsbandje die hij tijdens de hele marathon moet dragen. Op elk ogenblik van de 24- en 6-uurs marathon kan een controle worden uitgevoerd. Wanneer het reglement niet wordt nageleefd, kan de organisatie sancties treffen.

Artikel 19

Klassement
De resultaten worden doorlopend op een tv in de tent en op groot beeldscherm bekend gemaakt. Het klassement zal zich baseren op de afgelegde afstand na 6 en 24 uur marathon ( het aantal geheel gereden rondes x de afstand per ronde). De wedstrijdleiding geeft duidelijk aan wanneer de laatste ronde begint. Eventuele klachten of opmerkingen kunnen bij de wedstrijdleiding of organisatie worden gedeponeerd. De eventuele uitspraken door de organisatie zijn bindend.

Artikel 20

Prijzen
De eerste drie teams/solorijders per categorie van de Gulbergen24 en 6 uurs marathon krijgen een prijs. Per categorie moeten er drie teams mee rijden om hiervoor in aanmerking te komen.

Artikel 21

Verzekeringen
Deelnemers wordt sterk aanbevolen zelf voor een adequate verzekering te zorgen voor materiaal en persoonlijke (ongevallen-)schade.
Bij de inschrijving is in deze verzekering niet voorzien!

Artikel 22

Aansprakelijkheid Organisatie
De organisatie wijst elke aansprakelijkheid van de hand betreffende ongevallen, diefstallen, verliezen, schade of beschadiging van het materiaal van de deelnemers voortvloeiende uit deelname of bijwonen van het evenement. Elk team zal de veiligheidsvoorschriften respecteren.

Artikel 23

Auto's
Op zaterdag vanaf 11.00 uur dient het terrein autovrij te zijn, de auto's van deelnemers zonder door de organisatie uitgereikte P-sticker moeten voor 11.00 uur van het terrein zijn verdwenen. Tijdens het evenement is het niet mogelijk met de auto van het terrein af te komen.

Artikel 24

Alcohol
De deelnemers mogen tijdens de marathon geen alcohol gebruiken en er wordt verwacht de organisatie van de marathon, noch de overige deelnemers niet in gevaar te brengen. De organisatoren hebben het recht tot sancties bij afwijking op dit artikel.

Artikel 25

Catering
Drank en etenswaren (warm en koud) zullen tijdens het evenement door de organisatie verkocht worden. Verkopen door derde personen vallen onder een overeenkomst die voorafgaand werd afgesloten tussen de partijen en SMPN. Andere verkopen zijn niet toegelaten.

Artikel 26

EHBO
EHBO is tijdens het hele weekend aanwezig en zal langs het circuit aanwezig zijn tijdens de marathon. Ook in het centrum zal er een permanente EHBO post aanwezig zijn.

Artikel 27

Reclame Uitingen
Publiciteit op fietsen en kledij is toegestaan. Voor alle andere vormen van reclame zoals vlaggen en banners met bedrijvenpromotie, dient u vooraf toestemming te vragen aan de organisatoren.

Artikel 28

Terugtrekking
Wanneer een ingeschreven team of individuele rijder zich terugtrekt, wordt het inschrijfgeld onder aftrek van administratiekosten terugbetaald onder de volgende voorwaarden:

terugtrekking tot 8 weken voor het evenement: Volledig
terugtrekking tot 6 weken voor het evenement: 75%
terugtrekking tot 4 weken voor het evenement: 50%
terugtrekking in laatste 4weken voor evenement: Geen terugbetaling

Artikel 29

Vervanging
Wanneer een of meerdere deelnemers van een ploeg zich zouden terugtrekken na de inschrijving, dan moet de organisatie daarvan op de hoogte worden gesteld.Iedere deelnemer of team mag een vervangende deelnemer opgeven mits dit wordt gedaan en opgegeven aan de organisatie uiterlijk 7 dagen vóór de start. Indien er geen vervanging komt, wordt het inschrijfgeld van de betrokkenen niet teruggestort.

Artikel 30

Aggregaten stroomvoorziening
Eigen meegebrachte aggregaten zijn niet toegestaan op het terrein ( ivm lawaai-overlast)
Bij inschrijving kan als optie een stroompunt gehuurd worden, zie daarvoor art. 6. Illegaal gebruik van het stroompunt wordt gecontroleerd in verband met overbelasting van het netwerk.

Artikel 31

Registratie
a) De organisatie is gerechtigd om (delen van) het evenement, deelnemers en de bezoekers op beelddragers te doen vastleggen en dit beeldmateriaal te publiceren en derden toestemming te geven tot openbaarmaking en verveelvoudiging. Hieronder wordt ook verstaan de (camera) registratie in kader van de handhaving van de openbare orde en veiligheid op het terrein.
b) Door betreding van het terrein of deelname aan het evenement geeft de bezoeker/deelnemer onvoorwaardelijk akkoord met de openbaarmaking en verveelvoudiging van diens portret

Artikel 32

PROCEDURE BIJ ONGEVAL
Bij de inschrijving op het secretariaat op vrijdag en zaterdag wordt elke ploegleider ingelicht over de te volgen procedure bij ongevallen. De ploegleider zal verantwoordelijk zijn voor het verspreiden van deze informatie onder zijn teamgenoten. De hulppost en deEHBO medewerkersbevinden zich in hetcentrumvan het terrein en langshet parcours!
Indien u slachtoffer of getuige bent van een valpartij waarbij hulp nodig is, dan kunt u:

Melden bij mededeelnemers welke de EHBO of organisatie kunnen informeren
Vrijwilligers van organisatie waarschuwen die de hulpdienst kunnen attenderen
EHBO medewerkers waarschuwen langs het parcours

Artikel 33

Reglement
Door zijn inschrijving verklaart elke deelnemer kennis te hebben genomen van het reglement en voorwaarden van dit evenement. Hij verplicht zich om het te respecteren en het op de meest strikte manier na te leven. Het niet naleven van een regel uit dit reglement wordt door de organisatoren gesanctioneerd, hetzij door diskwalificatie van het team, hetzij door strafpunten. De bedoeling daarvan is alle deelnemers op gelijke voet te behandelen en er een geslaagd evenement van te maken.

Wij danken u voor uw begrip en wensen u alvast een gezellig en sportief evenement toe!